Antes de asumir nuevos retos, piense cuáles debe abandonar



¿Recuerda los propósitos que hizo para el año nuevo? ¿Todavía los mantiene?


Si la respuesta es "no", lo más probable es que usted también haya caído en la trampa que impide que la mayoría de las personas logren sus propósitos: no retirar conscientemente las actividades viejas de su agenda para dejar espacio a las nuevas, sería el equivalente a intentar meter más papeles en un cajón que ya está lleno o endeudarse para hacer compras de más. Puede aguantar un poco, pero pronto se tensa demasiado y necesita recalibrar para volver a un estilo de vida sostenible (o a otro sistema de archivo).


Hacer una pausa para considerar lo que debe eliminarse de su agenda lleva tiempo, pero marca la diferencia entre estar ocupado y ser eficaz. Estas son algunas estrategias que pueden ayudarlo a optimizar su agenda y a crear espacio para completar sus nuevos objetivos y resoluciones.


Cuestione sus compromisos laborales

En muchos entornos de trabajo, las tareas y proyectos se acumulan sin un sentido claro de prioridades o capacidad de tiempo. El comienzo de un nuevo año marca el momento perfecto para limpiar la casa y reevaluar lo que está haciendo y cómo lo está haciendo.


Comience revisando sus proyectos actuales y hágase algunas preguntas: ¿Completar este proyecto sigue teniendo sentido? ¿Soy la persona correcta para trabajar en este proyecto? ¿Sería más realista hacer este proyecto en un trimestre diferente? Dependiendo de su posición, puede o no tener la capacidad de tomar decisiones unilaterales. Pero si se ha tomado el tiempo para dar un paso atrás y considerar el panorama general, al menos tiene la oportunidad de discutir las posibilidades con su jefe y su equipo. Una de las maneras más rápidas de completar un proyecto es decidir qué no se está llevando a cabo.


Una vez que haya determinado aquellas tareas en las que quiera dividir en su agenda, comience a realizar los cambios en su trabajo diario. Puede llevarle un tiempo obtener la aprobación para eliminar, retrasar o delegar proyectos, pero a lo largo de algunas semanas o meses puede ver que su agenda comienza a despejarse.


Reevalúe su estilo de trabajo

Después de evaluar el "qué", dirija su atención hacia "cómo" realiza su trabajo. La reducción de reuniones puede ser una fuerza poderosa para crear espacio para centrarse en el trabajo. Pregúntese si necesita reuniones para ciertos proyectos, así como su duración y frecuencia. Por ejemplo, pasar de una reunión semanal de 60 minutos a una reunión quincenal de 45 minutos puede ahorrarle a cada asistente de reunión 2,5 horas al mes. Multiplique eso en varias reuniones y podría recuperar los días de su semana de trabajo.


Por otro lado, si se ve interrumpido a lo largo del día por preguntas que le interrumpen, considere establecer horarios de oficina o sesiones individuales donde esté disponible intencionalmente. Después, defina las veces en las que tendrá la puerta cerrada o, como uno de mis clientes de coaching de gestión de tiempo encontró que era más efectivo, tenga la puerta casi siempre cerrada. Esto es un indicador para que las personas no entren si no es realmente urgente y disminuye el tiempo que pasa lidiando con las interrupciones y la transición de vuelta a la tarea en cuestión.


Finalmente, considere si hay formas en las que puede reducir su interacción con aplicaciones de mensajería. Disminuir la cantidad de tiempo que se pasa en el correo electrónico, las redes sociales u otros canales de comunicación puede aumentar drásticamente la cantidad de tiempo que tiene para realizar el trabajo, así como la velocidad a la que puede completarlo. Para mí, me ha resultado útil limitar el tiempo que puedo dedicar al correo electrónico todos los días. También verifico las notificaciones de las redes sociales una vez al día, limito estrictamente las notificaciones de mi teléfono y evito deliberadamente adoptar cada nueva tecnología que sale: si no está en una nueva plataforma, no necesita verificar las notificaciones.


Agregue objetivos de manera estratégica

Una vez que de forma intencional haya creado espacio en su agenda, puede agregar estratégicamente las actividades que desea en su vida. A veces eso solo significa tener la capacidad de tomar un descanso durante el día y no trabajar a un ritmo frenético o puede significar avanzar en un proyecto importante que ha descuidado durante meses. Puede significar reducir sus horas, así que, en vez de trabajar el segundo turno por la noche, consigue ir al gimnasio o pasa más tiempo con su familia o amigos.


Para decir "sí" a lo nuevo, debe decir "no" a cosas anteriores. Al eliminar algunas de las actividades de su calendario, que ya no son el mejor uso de su tiempo, finalmente puede avanzar en sus resoluciones. Siga los consejos anteriores para hacer espacio y agregar intencionalmente lo que es realmente importante para usted.

Por Elizabeth Grace Saunders / Harvard Business Review

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